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Prevenção de Perdas. Avaliando a maturidade para uma adequada implementação, gestão e alcance de resultados!

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Implementar um programa de prevenção de perdas estratégico e sustentável é um grande desafio para aqueles que buscam a melhoria contínua da rentabilidade no varejo.

O sucesso para uma gestão eficiente sobre as perdas e quebras operacionais está diretamente relacionado com o nível de maturidade da operação da loja sobre a gestão dos processos internos.

Os principais cases de sucesso para a implementação da área de prevenção de perdas tiveram como foco a busca pela eficiência na execução dos processos em toda a cadeia do varejo, iniciando-se no momento da compra e emissão dos pedidos, passando pela operação logística, acurácia e dimensionamento adequado dos níveis de estoques, gestão dos perecíveis sob o aspecto da preparação, acondicionamento e exposição, entre outras ações.

Avaliar o nível de maturidade dos processos operacionais da empresa é fundamental para o sucesso do programa, assim como permite “encurtar” o caminho para resultados muito mais rápidos com investimentos mais precisos.

Com o entendimento do funcionamento dos processos internos, é possível identificar riscos e vulnerabilidades que possam gerar perdas no futuro e, dessa forma, tratar cada causa-raiz dos problemas, propor soluções de melhorias e formalizar os processos com a criação de políticas, normas e procedimentos.

Processos bem implementados geram mais confiança e assertividade das informações necessárias para análise dos investimentos essenciais para a redução e manutenção dos níveis de perdas por meio de tecnologia e gestão de pessoas.

Embora pareça uma receita de bolo, a experiência mostra que muitos varejistas ainda não atingiram níveis de maturidade mais estratégicos com relação à prevenção de perdas, talvez por uma implementação inadequada, por falta de foco, por despreparo da equipe responsável ou pela dificuldade em materializar ações em resultados.

O sucesso da prevenção de perdas está diretamente relacionado com o nível de importância dada pelos executivos. Quando inserida na pauta das reuniões estratégicas para monitoramento das metas e resultados obtidos, o efeito para engajamento de todos os colaboradores é muito maior, ficando disseminado em toda a organização que o exemplo vem de cima.

No cenário brasileiro, a prevenção de perdas no varejo se faz presente em quatro níveis diferentes de estágio de acordo com o nível de maturidade. A tabela apresenta os estágios de maturação que podem ser utilizados como guia de orientação e/ou benchmark.

 

ESTÁGIOS DE MATURIDADE DA ÁREA DE PREVENÇÃO DE PERDAS

 
         

Elemento

Estágio 1 (Incipiente)

Estágio 2 (Intermediário)

Estágio 3 (Desenvolvido)

Estágio 4 (Melhor Prática)

Estatura e Alcance do Tema na Organização

• Assunto “prevenção de perdas” não está na pauta da gerência da empresa.

• Perdas não fazem parte dos KPIs da empresa.

• Prevenção de perdas é um assunto de prioridade intermediária para a gerência da empresa.

• Indicadores sistemáticos para monitoramento gerencial.

• Prevenção de perdas é assunto de alta prioridade para todos os níveis de gerência operacional.

• Alta administração acompanha de perto os resultados e ações tomadas para prevenção de perdas.

• KPIs são mantidos e divulgados regularmente.

• Estratégia para prevenção de perdas é patrocinada pela alta administração e fomentada em todos os ambientes, inclusive externos (fornecedores, parceiros e clientes).

Estrutura Organizacional

• Não dispõe de área de prevenção de perdas, processos, políticas e sistemas orientados para tal.

• Incorpora uma área de prevenção e adota práticas focalizadas para conter as perdas.

• Área dedicada, com recursos especializados, ao desenvolvimento de políticas, processos e procedimentos.

• Processos de prevenção de perdas disseminados para toda a organização, endossados pela alta administração, com políticas claras e incentivo para o atingimento de objetivos.

Comprometimento/Motivação do Funcionário/Gestão de Pessoas

• Sem incentivos para prevenção de perdas.

• Inexistência de política de treinamento.

• Falta de padronização no processo seletivo.

• Elaboração de política de treinamento.

• Processo de seleção com checagens específicas de informações de candidatos.

• Criação de campanhas e programas de incentivo para toda a equipe da loja para a redução das perdas.

• Divulgação coletiva e celebração de resultados como forma de motivação.

• Criação de material lúdico para disseminação da cultura e engajamento.

• Manutenção da campanha de incentivos (financeiros e reconhecimento) para toda a equipe, com metas e resultados cada vez mais ambiciosos, acompanhados de planos de ação compartilhados com toda a equipe.

• Meio de comunicação direta com as informações de prevenção de perdas para todos os colaboradores como criação de personagens, espaço no jornal/revista da empresa, desenvolvimento de cartilhas, gibis.

• Desenvolvimento de conteúdo e-learning ou vídeos para treinamentos de boas práticas de prevenção de perdas.

• Utilização de ferramenta de gestão dos treinamentos realizados (horas realizadas, nível de fixação, reciclagem etc.).

Desenvolvimento de Processos e Políticas

• Políticas não definidas – ações esporádicas e não coordenadas. • Aplicação de tentativa e erro para problemas pontuais no PDV.

• Políticas existentes para assuntos de maior importância.

• Soluções desenvolvidas em nível gerencial no PDV.

• Políticas desenvolvidas e divulgadas.

• KPIs estabelecidos e medidos de forma preestabelecida: ações corretas sobre problemas identificados.

• Políticas completamente penetradas e conhecidas por toda a empresa.

• Processos avançados, estruturados, estabelecidos, medidos, e KPIs difundidos, cobrindo a cadeia como um todo.

• Análise e adaptação sistemática.

Apuração de Perdas

• Apuração de perdas por diferença de estoque, sem identificação ou apuração de causas.

• Inventário rotativo mensal por recursos próprios ou terceirizados.

• Identificação de perdas e suas causas-raiz.

• Inventário rotativo (mensal ou semanal), sem visibilidade sobre as posições contábeis de estoque.

• Análise estatística de perdas e suas causas, com acompanhamento sistemático dos programas de prevenção.

• Sistema integrado de gestão de perdas, com rastreabilidade de mercadorias ao longo de todo o ciclo, do pedido à venda.

• Análise contínua de impacto na margem. Lista ABC. Análise de Pareto.

• Gestão das contas contábeis, do provisionamento à apuração da perda efetiva e sua contabilização.

Gestão de Perecíveis e PAR

• Sem controle específico de perecíveis e produtos de alto risco.

• Acompanhamento físico da validade do produto e separação de produtos de alto risco em área reservada.

• Gestão sistematizada de produtos perecíveis, esquema FIFO em toda a cadeia, considerando curva de depreciação de produtos (atuando em preço e distribuição).

• Gestão diferenciada para as perdas identificadas, com tratamento das causas identificadas.

• Exposição de produtos de alto risco para autosserviço, com proteção eletrônica.

• Sistema integrado de gestão de riscos, com detalhamento das perdas em todos os níveis. • Processos específicos para tratamento das quebras operacionais em toda a cadeia.

• Pontos de controle estabelecidos em todos os processos do PDV para os PAR.

Tecnologia

• Não utiliza Antenas de Alarme (EAS), gerando confinamento de produtos de alto risco na loja.

• Utiliza CFTV analógico para a segurança da loja.

• Utiliza Antenas de Alarme (EAS) com etiquetagem somente em produtos expostos na loja.

• Etiquetagem feita pela equipe do PDV.

• Utiliza CFTV com gravação digital de imagens.

• Utiliza Antenas de Alarme (EAS) com proteção em todos os produtos da Lista PAR (área de vendas e depósito).

• Pré-etiquetagem em CD/operador logístico e/ou etiquetagem na origem.

• Utilização de CFTV como ferramenta de prevenção de perdas e gestão na loja (monitoramento de fluxo de clientes, checklist operacional).

• Utilização de soluções de monitoramento de caixa para a prevenção de fraudes e melhoria da eficiência operacional.

• Utilização de cadeados eletrônicos para a exposição de produtos de telefonia, informática, imagem e fotos.

• Integração de CFTV com Antenas de Alarme (EAS), cadeados eletrônicos, controle de acesso em toda a loja.

• Utilização de soluções de video-analytics.

• Utilização de ferramentas (Auditoria ou BI) para a extração de informações em banco de dados para a geração de relatórios de exceção.

• Utilização de portal para a gestão da prevenção de perdas.

• Utilização da tecnologia IP.

• Solução de monitoramento e gestão de temperaturas.

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Boa Prevenção

Última modificação emQuarta, 02 Julho 2014 11:43
Carlos Eduardo Santos

Executivo com mais de 20 anos de experiência no Varejo em Prevenção de Perdas, Auditoria, Gestão de Riscos, Segurança Empresarial, Compliance e Controles Internos;
Presidente da ABRAPPE - Associação Brasileira de Prevenção de Perdas;
Professor na Fundação do Instituto de Administração – FIA, PROVAR – Programa de Administração de Varejo e Fundação Dom Cabral;Autor do Livro : Manual de  Planejamento de Prevenção de  Perdas e Gestão de Riscos;
Co-Autor do Livro : Manual de Varejo no Brasil;
Foi Diretor e Executivo em grandes empresas varejistas como Walmart, Lojas Marisa e Lojas Brasileiras;
Criador do Portal Prevenir Perdas;
Graduação em Administração de Empresas e Ciências Jurídicas e MBA em Gestão de Riscos e Segurança Empresarial.Atualmente é Diretor de Prevenção de Perdas e Inovação na Tyco / Johnson Controls

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