Quero começar este artigo te informando algo muito importante...

Talvez seja uma informação que você desconheça ou não tenha dado tanta importância até hoje.

Mas é essencial que você tome conhecimento do que vou dizer, pois as próximas palavras podem lhe abrir os olhos para uma realidade preocupante que acontece na maioria das empresas atualmente.

Se você é um empresário, as informações que vou lhe mostrar podem estar colocando em risco sua empresa, seu estilo de vida atual, sua futura aposentadoria e até a garantia futura dos seus filhos...

Se você é um gestor, sua carreira pode estar correndo perigo, com o risco de perder seu status e segurança adquiridos com grande sacrifício...

...Ou se você é funcionário de uma área ou departamento, saiba que também pode ser prejudicado por esta situação...

Mas afinal, o que seria???

Percebeu a gravidade da situação em que as empresas se encontram?

Se juntarmos as estatísticas acima ao fato de que a área financeira das organizações é onde mais se praticam fraudes e desvios, temos um cenário ainda mais assustador!

AGORA PRESTE ATENÇÃO: São grandes as chances de que estejam ocorrendo fraudes na sua empresa, na empresa em que você trabalha ou na empresa que administra!

E não pense que são apenas fraudes irrelevantes. Os valores podem ser significativos e em muitos casos já levaram empresas à falência!

Você deve estar se perguntando: “Existe algo que pode ser feito para EVITAR isso?”

Felizmente a  resposta para essa pergunta é...SIM e NÃO!!!

Precisamos entender que não existe um método que evite 100% a realização de fraudes ou irregularidades contra o patrimônio de uma organização, mas é possível através de controles internos eficientes e auditorias internas constantes minimizarmos ao máximo a possibilidade dessas práticas.

Neste artigo pretendo lhe mostrar, de uma forma geral, quais são as etapas necessárias para a realização de uma AUDITORIA FINANCEIRA e, através de outros artigos que publicarei na sequência, você poderá aprender as técnicas e procedimentos utilizados para auditar áreas específicas como TESOURARIA (Caixa, Bancos e Aplicações Financeiras), CLIENTES A RECEBER e FORNECEDORES (CONTAS) A PAGAR.

O QUE É AUDITORIA FINANCEIRA? (EXISTE UMA MANEIRA DE IDENTIFICAR FRAUDES INTERNAS?)

Primeiramente você precisa compreender que a auditoria é uma especialização da ciência contábil que visa testar, verificar ou analisar os fatos e ocorrências que afetam o patrimônio de uma empresa visando concluir sobre a eficiência de seus controles internos.

Se você quer se aprofundar um pouco mais no conceito de Auditoria e entender a diferença existente entre Auditoria Interna e Auditoria Externa, sugiro que leia nossos dois artigos sobre o tema:

Ø  http://www.checklistdeauditoria.com.br/auditoria-mas-afinal-do-que-se-trata/

Ø  http://www.checklistdeauditoria.com.br/auditoria-interna-e-auditoria-externa/#more

O Financeiro é o departamento ou área responsável pela gestão de todos os valores monetários pertencentes a uma determinada empresa e cabe a ele prezar pelo melhor uso e aplicabilidade dos recursos, garantindo à empresa a continuidade de suas operações.

Em uma visão geral, a estrutura de um departamento financeiro é dividida em três grandes áreas:

ATesouraria é a responsável pela guarda do dinheiro da empresa, pelos pagamentos e recebimentos a fornecedores e clientes. A tesouraria abrange o Caixa (dinheiro físico), os Bancos (valores nas contas correntes) e as Aplicações Financeiras (contas de aplicação);

O Contas a Receber é a área que registra e controla as vendas realizadas aos clientes com pagamentos a prazo ou a vista. Ela que efetua a baixa, inclusão, conciliação e demais atividades relacionadas às vendas;

O Contas a Pagar é área responsável por todas operações envolvendo as compras de mercadorias e o registro das obrigações com os fornecedores. Ela efetua a baixa, inclusão, conciliação e demais atividades relacionadas às compras.

É clara a importância que possui o setor financeiro dentro de uma empresa, porque é através dele que todas as operações (pagamentos e recebimentos) necessárias para o funcionamento da empresa serão realizadas.

Podemos entender então que a Auditoria Financeira será a atividade de verificar se todas as operações envolvendo tesouraria, contas a pagar e a receber, foram realizadas pelo setor financeiro de maneira correta, obedecendo às normas e políticas internas bem como garantindo que o uso e aplicação dos recursos foram os mais vantajosos para a organização.

QUAIS SÃO OS OBJETIVOS DE UMA AUDITORIA FINANCEIRA?

Quando você for realizar um trabalho de auditoria financeira, ou qualquer outro tipo deauditoria, é necessário que sejam identificados quais os principais objetivos que se espera obter com aquele trabalho.

Com os objetivos claros e bem definidos você poderá direcionar seu trabalho de auditoria para o atingimento dessas metas evitando a perda de tempo ou recursos em atividades que não são relevantes ou não são seu foco.

Portanto, em um trabalho de auditoria aplicado ao financeiro da empresa os objetivos principais e mais importantes devem ser:

Quero lhe apresentar resumidamente nos tópicos a seguir quais são as etapas necessárias para se realizar uma auditoria financeira. E se você quiser se aprofundar sobre o ciclo de uma auditoria interna pode conferir o artigo que publiquei especificamente sobre isso, acessando o link:

Ø  http://www.checklistdeauditoria.com.br/ciclo-da-auditoria-interna/

1 – MAPEAMENTO DOS PROCESSOS

A primeira etapa a ser realizada em um trabalho de auditoria financeira refere-se ao método de mapear os processos existentes na área. Isso significa identificar TODOS os processos existentes no financeiro (Ex.: pagamento de fornecedores, baixa de inadimplentes, conciliações, transferências bancárias, etc.) e transformá-los em fluxos ou mapas das tarefas desempenhadas neste processo.

 O mapeamento pode ser feito por uma área especializada dentro da empresa ou por um profissional conhecedor do processo, geralmente um auditor, um gestor ou o próprio funcionário que desempenha a tarefa.

2 – IDENTIFICAÇÃO DOS RISCOS

Com todos os processos do setor financeiro mapeados a segunda etapa de uma auditoria financeira é a de identificar os riscos existentes em cada processo analisado, através do questionamento direto ao gestor da área (obter a percepção do que ele percebe serem os maiores riscos) ou a análise diretamente no fluxo.

É importante nessa etapa que TODOS os riscos possam ser identificados, por isso é realizada uma análise minuciosa da cada tarefa existente no processo e sempre por alguém que tem conhecimento amplo sobre o fluxo. Para exemplificar usemos o processo de pagamento de fornecedores:

Ao proceder com a análise e identificação dos riscos podemos chegar a conclusão que esse processo possui como risco a possibilidade de se efetuarem pagamentos em duplicidade, baixas indevidas, pagamentos a fornecedores fictícios, etc. Com os riscos identificados em cada processo parte-se para a etapa seguinte...

3 – IDENTIFICAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS

Com os riscos devidamente identificados em todos os processos o próximo passo é o de identificar os controles internos existentes para minimizar aqueles riscos.

Os controles internos podem ser os mais diversos como relatórios, planilhas, contratos, assinaturas, aprovações, sistemas, carimbos, baixas, conciliações, revisões, etc.

Um exemplo que podemos utilizar para entender melhor é o mesmo do tópico anterior, ou seja, o pagamento de fornecedores.

Identificamos que um dos riscos que existem no processo de pagamento de fornecedores pode ser, entre outros, o de se efetuar pagamento em duplicidade. Qual o controle interno que poderia existir para minimizar esse risco? Certamente que a atividade de conciliações dos pagamentos e a efetiva baixa dos já efetuados são um controle interno efetivo que minimiza o referido risco.

Se você verificar que determinado controle interno não existe ou não é eficaz, relacione-o com os demais que for encontrando na mesma situação. Após identificar todos estes controles é necessário que seja feito um planejamento para implantação do mesmo no processo.

4 - TESTANDO OS CONTROLES INTERNOS (PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA)

A etapa de testar os controles internos tem o objetivo de verificar qual o nível de segurança destes controles na minimização dos riscos que identificamos anteriormente. Através das técnicas e procedimentos de auditoria, serão testados cada um dos controles internos analisando se o processo está sendo seguido e qual a segurança que o mesmo transmite.

Como cada empresa têm suas particularidades e obviamente os processos, riscos e controles internos podem variar, não há como abrangermos cada caso específico através desse artigo, mas apenas tratar em questões mais gerais para que se tenha o entendimento geral do processo de auditoria.

Então, ao auditarmos cada área do financeiro (tesouraria, contas a pagar e contas a receber) utilizamos um conjunto de técnicas específicas com o objetivo de alcançar aqueles objetivos que citamos lá em cima. As técnicas de auditoria podem abranger métodos de exame físico, observação, inquérito (questionar), validação, cálculos, entre outros.

Para conhecer todos os procedimentos de auditoria que podem ser utilizados, sugiro que dê uma lida nesse nosso artigo sobre o tema:

Ø  Técnicas e Procedimentos de Auditoria: Como o Auditor Forma Sua Opinião

5 – OBTENÇÃO DAS EVIDÊNCIAS DE AUDITORIA

As evidências de auditoria são o resultado que se obtém com o trabalho de auditoria propriamente dito, ou seja, através da aplicação de técnicas e procedimentos de auditoria comentados anteriormente nós podemos obter indícios de que determinado processo está sendo seguido ou não.

Por exemplo, ao auditarmos o processo de pagamento de fornecedores e aplicarmos as técnicas de auditoria para obter evidências de que o processo é seguido, pode-se obter indícios como a conciliação dos pagamentos pelo profissional responsável, os aceites dos relatórios de contas a pagar e baixas, etc.

Como já foi mencionado, meu intuito com este artigo, foi apenas introduzir de uma forma geral o método para se realizar uma auditoria financeira, dando uma visão geral do que seria o passo-a-passo para se realizar esse tipo de trabalho.

Em outros artigos planejo aprofundar um pouco mais o tema trazendo aspectos práticos de como auditar cada área de um departamento financeiro. Por exemplo, poderemos tratar questões como Auditoria de Caixa, Auditoria de Bancos e Aplicações Financeiras, Auditoria de Clientes a Receber, Auditoria de Fornecedores a Pagar, etc.