IMPLANTAÇÃO DE PROCESSOS E FISCALIZAÇÃO CONSTANTE
- Escrito por Ronaldo de Oliveira Jarnyk
- Publicado em Prevenção de Perdas
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A implantação de processos, procedimentos e normas é uma decisão estratégica tomada pela empresa, no intuito de padronizar sua operação além de evitar ao máximo possíveis distorções no modo de execução.
No entanto, toda implantação requer tempo, dinheiro e aplicação imediata de sua totalidade, para que os objetivos sejam alcançados na íntegra. Esta etapa passa por diagnósticos, mapeamentos, diagramas, matrizes, estudos de melhorias e validações dos processos, para então a empresa divulgá-lo oficialmente para toda a equipe.
Em um primeiro momento a aderência é mais consistente. Entretanto, para que todas as áreas cumpram os procedimentos e os investidores obtenham o retorno esperado, torna-se vital o estabelecimento de um corpo fiscalizador, que possa avaliar e demandar correções de rumo caso seja necessário.
As atividades de fiscalização são uma necessidade básica para que a empresa, especialmente no varejo, consiga manter uma aderência nas práticas implantadas. Variáveis como “turn over”, falta de ferramentas e sistemas de informação, ausência de padrão nas estruturas de loja, são fatores que colocam em risco o sucesso desta empreitada.
Em muitas ocasiões nos deparamos com varejistas confiando a tarefa de acompanhamento da implantação às áreas que não possuem correlação com o processo, ou até mesmo para a própria área operacional, ferindo preceitos como a segregação de função e os conflitos de interesses.
Para que o não cumprimento de normas e procedimentos não comprometa a lucratividade da empresa, se faz necessária a criação de um Departamento Fiscalizador com foco em Prevenção de Perdas e Gestão de Riscos. Ao estruturar um Departamento de Prevenção de Perdas algumas empresas incorrem no erro de dar muita ênfase à segurança patrimonial em detrimento ao acompanhamento das normas internas, favorecendo a improdutividade, focando na ação reativa, imediata, sem estudar previamente estas conseqüências, bem como a adoção de atividades preventivas.
Neste cenário que surge a responsabilidade de áreas como a Prevenção de Perdas e Auditoria, as quais possuem “know how” para acompanharem o desenvolvimento dos processos, indicando atividades chave, identificando a presença de riscos e, até mesmo, o grau destes riscos. Com isso, as ações a serem tomadas são sempre prévias, ou seja, antecedentes ao evento, no intuito de minimizar ao máximo o risco.
Prevenir perdas vai muito além de análises dos números de inventários, os quais remontam sempre ao passado. Passa por um ciclo de implantação de processos e o acompanhamento constante na operação, a fim de garantir sua execução na totalidade. Certamente, a melhor forma de prevenirmos perdas é garantirmos a execução das atividades em um grau máximo, resultando na excelência deste. Ora, e o que é a Prevenção de Perdas senão a excelência das atividades de forma a não comprometer o resultado da empresa?
Portanto, nesta situação, o papel de Prevenir Perdas muito se assemelha a gestão da Qualidade Total, a qual somente é alcançada com o compromisso geral da operação e o acompanhamento constante para garantir os níveis estabelecidos no plano inicial.
