Sobre o entrevistado:

Eder Ismael Motin,
Controller do Condor Super Center e Gestão de Prevenção Perdas
Técnico em Processamento de Dados – OPET/PR;
Graduado em Ciências Contábeis pela FAE Business School /PR;
Pós-graduado em Controladoria pela FAE Business School /PR;
Teologia – Escola Treinamento Ministerial ABBA / PR;
Professor das cadeiras de Racionalização Empresarial e organização e planejamento de vendas nas  faculdades Bagozzi PR;
Coordenador do Comitê de prevenção de perdas da ABRAS ( Associação Brasileira de Supermercados).
Atua no ramo varejista a mais de 20 anos na área administrativa, também com experiência em Inventários, financeiro, controladoria e prevenção de perdas.

1) Como você analisa o atual momento da Prevenção de Perdas no Brasil. Qual o nível de
maturidade das empresas?

Tenho ministrado palestras pelo Brasil junto a Abras, nas associações estaduais e tenho percebido que existe uma evolução muito tímida ainda, principalmente na região norte do Brasil, onde as empresas ainda  estão iniciando um programa de prevenção de perdas, mais para o Sul e Sudeste existe uma participação mais efetiva inclusive, podemos constatar isso olhando para as participações de divulgação das pesquisas de prevenção de perdas, onde o Norte e Nordeste juntos somaram 8% enquanto no sul e sudeste a participação foi de quase 90%.
Se pensarmos que o Governo leva a maior parte, depois o fornecedor leva uma boa parte, o pessoal em algumas empresas chega a representar de 9 a 11%, seguido das despesas gerais, por fim as perdas que em média chegam a participar com 2% o empresário percebe que é ele que leva a menor parte do bolo, de 1,5% a 2% de lucro final, então isso esta levando as empresas a pensarem em mudar sua estratégia e adotar um programa de prevenção de perdas eficiente.
Mas para isso é preciso divulgar conhecimento nestas regiões onde existe uma carência maior de informações pois a preocupação ainda maior não é com um programa de prevenção de perdas eficiente, antes disso estas empresas precisam fazer o básico que é o inventário, e sem inventário, não nada existe! Sem inventário fica impossível mensurar não só a perdas, mas efetivamente o lucro. Gostaria de voltar um degrau e clarificar um pouco o conceito, se as empresas  não entenderem isso fica difícil avançar, gostaria então de falar do conceito básico que esta contido na D.R.E.( Demonstração do Resultado do Exercício) que é o C.M.V ( custo da Mercadoria Vendida )  esta fórmula tem a seguinte nomenclatura (CMV = E.I. + C -E.F. ) onde “E.I.” é o Estoque Inicial o “C.” são as Compras e o “E.F.” é o Estoque Final. Tenho convicção que é um pouco pesado este assunto mas é de fundamental importância entender este conceito para avançar no tema.
Os valores apurados no  inventário entram exatamente no Estoque Final,  e o valor do inventário anterior passa a ser o estoque inicial e assim sucessivamente nos próximos períodos de apuração do inventário formando o CMV que é o custo, onde na DRE após o custo formamos a margem bruta e logo depois das despesas o lucro bruto e após todos os impostos de uma forma mais simples didaticamente falando chegamos finalmente no Lucro Líquido.
Uma outra informação que o inventário nos traz é a perda, que é exatamente a diferença entre a quantidade que esta no sistema ( contábil ) com o que foi contado ou inventariado ( físico), daí saem as divergências que, com mais as quebras conhecidas formamos as PERDAS TOTAIS.
Por isso que podemos concluir que sem a realização dos inventários, não podemos mensurar  quanto perdemos e o pior é que não conseguimos mensurar nem o quanto ganhamos!
Nas palestras  a primeira pergunta que faço é quantos realizam o inventario? E é assustador na média mais da metade não fazem, e esta enquete é confirmada com os números que o SEBRAE possui que mais de 80% das empresas no Brasil não realizam inventários.
Por isso que costumo dizer que quem não conhece não controla e quem não controla não melhora!

2)    Qual a importância da cultura de Prevenção de Pessoas quanto ao engajamento das pessoas? O clima organizacional tem alguma interferência?

Gostaria primeiro de pontuar o que o engajamento e também a importância do entendimento desta palavra pelos líderes da organização que permeia a liderança é  que interfere diretamente no clima organizacional da empresa e possui relação direta com as perdas da empresa.
Um dos principais pilares da prevenção de perdas é o pessoal, e a manutenção deste pilar precisa ser cultivado cada dia, o engajamento vai depender de como este pilar esta sendo tratado.
Engajamento é muito mais que estar comprometido, significa servir, entrar para batalha, fazer com excelência, estar em conformidade, ter compromisso. Podemos pensar que estar comprometido é fazer mais que do aquilo que se pede, é ter vontade de permanecer na empresa. O líder precisa perceber tudo isso e tratar todos os seus liderados cada um de forma diferenciada e individual, percebendo qual o nível de maturação de cada um e treinar este colaborador conforme a maturidade de cada pessoa. Outra observação importante é perceber o perfil de cada prevenção e alocar este profissional na filial que melhor se adapte ao gerente daquela unidade.
Temos trocado nossos prevenções de loja, realizando rodízios pelos dois extremos, um para que não haja muita afinidade com o gerente e o outro extremo é para que não haja antipatia demais, é preciso buscar o equilíbrio destas questões emocionais, psíquicas e principalmente políticas, estas questões são de fundamental importância para que o clima dentro da loja seja harmônico e que todos tenham desejo de permanecer trabalhando ali, pois deverão ficar em média 7 horas convivendo com seus colegas dentro da loja.
Estas questões de absorção da cultura, engajamento, clima estão diretamente ligadas ao resultado e é absolutamente e sem nenhuma dúvida o fator mais importante para o sucesso dos resultados, não só para a redução das perdas mas também para o lucro daquela unidade, pois confiança se conquista a cada dia e não se perde, acaba!

3)    Como implementar um programa de forma sustentável? O que priorizar no primeiro ano?

O principal fator chave de sucesso para implementação de um programa de prevenção de perdas é a adesão pelo presidente da empresa, o insucesso é certo sem a adesão dele. Claro que após isso é de fundamental importância também a adesão de toda a diretoria, principalmente do diretor ligado as operações,  mas toda a negociação posterior com outros pontos chave no organograma torna-se bem mais viável.
Para iniciar o processo é preciso selecionar uma pessoa que conheça muito bem a cultura da empresa, tenha acesso aos principais executivos, que possua ótimo nível de relacionamento, que busque conhecimento e esteja preparada psicologicamente para enfrentar qualquer intempéries, acredito que uma palavra mais adequada aqui seria resiliência, que é a capacidade de voltar ao seu estado natural, principalmente após alguma situação crítica e fora do comum. Este conceito remete para a capacidade de restauração de um sistema e é exatamente esse cenário que o indivíduo vai encontrar pela frente, pois vai interferir na zona de conforto das pessoas e a resistência a qualquer mudança será um fato.
Se estas duas primeiras etapas forem rigorosamente seguidas como tal, tenha certeza que você já avançou 60% do caminho, pois daqui pra frente é mapear processos, entrevistas para saber todos os procedimentos da empresa, até chegar no check list que é exatamente a auditoria que é feita nos processos, de preferência com fotos.
As rotinas devem ser definidas, todos os relatórios que serão acompanhados se diariamente, semanalmente ou mensalmente dependendo da demanda e prioridade, mas é importante estabelecer uma rotina.
No inicio um diagnostico deverá ser feito, de preferência com fotos para mostrar estas fotos no dia da implantação, fica mais fácil a didática e entendimento de todos a partir dai o treinamento é a ferramenta mais importante para o sucesso de um programa sustentável.
O prevenção poderá estar ligado ao gerente da loja, ou dependendo da negociação poderá estar ligado na matriz. O ideal é que inicialmente ele esteja ligado na gerencia da loja e dependendo da maturidade esta subordinação poderá migrar para a matriz.
Os relatórios do check list devem ser passados para o gerente diariamente sempre copiando o Supervisor de área, caso o problema persista deverá ir subindo até a solução do caso.
O prevenção deve ter uma agenda com suas reuniões marcadas seja semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente, e seguir sempre uma mesma dinâmica mostrando os resultados das perdas sempre que apurados, relatórios, fotos e buscando a conscientização de todos, é importante lembrar que o responsável pelo resultado é o gerente da loja e não o prevenção,  este tem apenas o dever de conscientizar a equipe da loja.
A reunião deve ter ata, apontar os pontos falhos e principalmente elaborar os planos de ações nestes pontos anômalos, com o responsável pela elaboração do plano de ação, execução e prazo limite e sempre no final da reunião deixar marcada a próxima data para reunião para haver comprometimento. O plano de ação deverá ser elaborado conforme os indicadores das metas da unidade, toda mudança deve ser medida.
Outro ponto muito importante é ter um comitê mensal na matriz com todos os prevenções, este comitê é imprescindível para todos trocarem ideias, soluções, problemas, treinamentos de condução de reuniões, pois é exatamente o momento de colocar pra fora todos os problemas, é o famoso ditado que diz que “roupa suja se lava em casa”!
Os investimento são muito importantes pelo menos um computador, um termômetro, uma maquina fotografia, mas o mais importante a priorizar no inicio do programa é a paciência, muita conversa, bom senso, bom humor, dedicação, fidelidade aos fatos e dados e principalmente muito treinamento e o crescimento tem que ser orgânico, ou seja aos poucos conquistando a cada dia a confiança de todos.

4)    Na sua opinião, Prevenção de Perdas e Auditoria podem trabalhar em conjunto?

Não só podem como devem trabalhar em conjunto, não tem como separar eles se confundem e o ideal é que venham de uma mesma fonte, de um mesmo setor, estamos reorganizando em nossa empresa estes setores e ainda em conjunto estamos agregando a gestão de inventários, transformando este setor GR-Gestão de Risco.
A gestão de Risco estará atuando nos processos, no patrimônio inclusive responsável pela limpeza e conservação do patrimônio, a gestão de risco auxilia na identificação de riscos inerentes às operações, acompanha as operações de forma independente, avalia o grau de exposição avalia os resultados para a alta administração. Já a auditoria objetiva avaliar se estão em concordância com políticas internas, resoluções e legislação, e possuem as seguintes atribuições: revisar e avaliar a eficácia, suficiência e aplicação dos controles contábeis, financeiros e operacionais, e proteção dos ativos da empresa contra todo tipo de perda.
Já a prevenção de perdas é responsável pelo gerenciamento e, principalmente, pelo monitoramento das atividades geradoras das perdas físicas, financeiras, ruptura, quebras operacionais, perdas de produtividade, perdas por defeitos e por todas estas que levam à principal perda, à perda do cliente! Tem muita semelhança à área de controles internos, pois implementa processos e monitoram  para garantir que as perdas tenham menor impacto no resultado. Estrategicamente deixei para falar por ultimo, mas uma atenção especial para o processo do inventário, este tem um papel fundamental na avaliação final dos resultados, preponderante na mensuração das perdas
Um bom inventário nos capacita a identificar se um produto ou conjunto de produtos que deveria estar na empresa desapareceu. Se a conclusão foi por roubo, devemos tomar medidas para tal e a tratativa deverá ser diferente da Quebra conhecida, pois esta mais atrelada ao pedido e haverá que tomar medidas para recuperar os bens e/ou evitar novos roubos ou novas quebras, consequentemente novas perdas.
 Importante considerar a questão do recebimento, do armazenamento. Terá que verificar se os depósitos de armazenamento têm fugas, ou se o fornecedor não entregou a quantidade pedida, ou se existiram desvios. Sem a realização do inventário, as perdas tendem a perpetuar-se no tempo e a agravar-se ainda mais, aumentando consideravelmente as perdas.
Através do inventário poderemos detectar produtos vencidos, estragados, custo errado, se os locais dos perecíveis são adequados, se o sistema de arrefecimento funciona bem, poderemos detectar estoques virtuais, que geram rupturas, que consequentemente exterminam clientes. O inventário é uma ótima ferramenta para controlar as perdas, mas também para otimizar constantemente os processos e afinar as condições de acondicionamento, manuseamento, armazenamento para garantir o mínimo desperdício possível.
A máxima do inventário é que além de medir o fluxo de bens, e a tomada de decisões concernentes a mesma permite que as empresas mantenham-se competitivas racionalizando os custos, mas principalmente e a  mais importante alavancando as receitas.

5)   Deixe uma mensagem para os Membros do Portal

Eu gostaria de escrever um livro, pois a gente se empolga e não para mais de escrever, mas vou pontuar alguns tópicos que julgo serem muito importantes.

1.    A importância da conscientização das pessoas, pois as pessoas devem ser respeitadas e fazerem de forma consciente, acredito piamente nas pessoas, que todas são capazes, nosso maior desafio é colocar a pessoa certa no lugar certo. As pessoas quando são conscientes daquilo que fazem, e quando sabem o que estão fazendo e não fazendo por fazer automaticamente por pura rotina, elas tendem a pensar mais e o mais importante sentirem-se parte daquilo, saber que o que elas fizeram, fez a diferença na vida de alguém, ai sim vale a pena.

2.    Saber discernir o porquê deve-se diferenciar os produtos jogados fora, por que eles devem ser identificados, relacionados,  as pessoas devem saber que quanto mais se conhece as quebras, mais fácil é o tratamento, e que quando você não identifica o produto e somente será conhecido no inventario pela divergência, saber que a tratativa para aquele produto é muito mais difícil, pois pode ser que o problema esta no recebimento ou no armazenamento ou foi um furto no deposito ou furto na loja ou furto na frente de caixa ou um subscaneamento ou um conluio com fornecedores e colaboradores, então quando você não conhece fica muito, mas muito mais difícil de tratar o problema.


3.    Precisamos desmistificar que a prevenção de perdas trás a queda no faturamento e isso não é verdade, quando se bem tratado e focado também nas vendas, pois as vendas trazem  saúde para a empresa. A prevenção de perdas e assim fazemos, pode ajudar na gestão a vista dos produtos que faltam nas gôndolas, que é uma maneira de identificar visualmente os “buracos” que estão nas gôndolas e automaticamente avisar ao responsável para que venha a abastecer  aquela gôndola e esta ação traz automaticamente a maximização da receita, consequentemente diminuindo o percentual da perdas.

4.    Um fator muito importante é que quando uma empresa possui um programa de prevenção de perdas, ela conta com o fator psicológico, pois somente o fato que um novo colaborador entrará  na empresa e no momento da integração ele saiba que naquela empresa existe algo diferente, ele pensará pelo menos duas vezes antes de agir e isso vale para todos, clientes e fornecedores.

5.    Gostaria de abordar e execução de um bom planejamento estratégico exclusivo para a prevenção de perdas, que esteja em consonância com o planejamento estratégico da empresa, deverá abordar matriz swot, e principalmente desenvolver a sua missão, sua visão e seus valores, de uma forma muito simples, pois sua equipe precisa saber ( missão ) ou seja, quem você é? Sua ( visão ) a mais importante, para onde você esta indo? Ou qual sua meta? Por exemplo, até o ano de 2016 reduzir as perdas para “x”. E tambem saber quais são os seus valores. Isso traz um norte para a equipe, é muito importante saber para onde você esta indo e qual sua missão. Pense como seria muito chato você pegar sua família num domingo, colocar no carro e sair sem rumo? É a mesma coisa! Discuta isso com sua equipe, eles precisam fazer parte disso, coloque estes três pontos da missão, visão e valores atrás do crachá e peça para todos decorarem, muda o cenário!


6.    Quando possuímos uma ruptura dentro da loja e que venho abordar este assunto de extrema relevância porque a prevenção de predas pode ajudar nesta questão também, olhando para indicadores de ruptura ou olhando para a gestão a vista nas gôndolas, mas o fato é porque perdemos clientes? Por um simples motivo, quando deixamos de ter um produto na gondola e o cliente não encontra e não somente simplesmente deixou de comprar uma simples latinha de milho, mas deixou de realizar um desejo que tinha de fazer uma lasanha para o aniversário do seu filho! E por isso tal frustração, pois além de tudo você não somente deixou de vender uma latinha de milho para o cliente,  mas deixou de realizar o sonho dele! Por isso ele vai embora e você já parou para pensar quanto custa um cliente? Vou deixar para você fazer as contas! Eu já cheguei a 1 milhão de reais.

7.    Vou terminar com a história do caranguejo. Um cientista colocou um caranguejo num aquário onde havia um peixe também, no outro aquário havia somente um peixe, sem caranguejo. Passado um certo tempo no aquário que não havia caranguejo o peixe tinha morrido e no outro onde havia o caranguejo o peixe estava vivo. Moral da história é que a prevenção de perdas é assim ela é o caranguejo do aquário, que esta ali tentando pegar o peixe porém movimentando a água, gerando oxigênio e garantindo a sobrevivência do peixe, garantindo a perpetuação da sua empresa!