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Como a Prevenção de Perdas pode contribuir para a redução da ruptura

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A ruptura de produtos é uma das piores falhas que podemos ter nas operações de supermercados, causando enorme insatisfação no atendimento aos clientes.
 Embora seja um assunto recorrente de publicações voltadas ao setor, pouco se fala da perda real que ela causa. As pesquisas nacionais de perdas divulgadas pela Abras nos apontam as perdas de estoques bem suas causas, mas não toca no tema de rupturas. 
 
A Prevenção de Perdas tem passado ao longo dos anos por muitas mudanças, passando de uma cultura focada em segurança para uma mais focada em processos, voltando seus olhos para a perda de produtividade e buscando o aumento do lucro. É também comum vermos que atribuições tais como inventários e movimentações internas de estoques como parte das responsabilidades do setor. Ou seja, a Prevenção de Perdas tem em mãos a oportunidade de contribuir com o esforço para diminuir as perdas de vendas causada pela falta de produtos, tratando as informações que são geradas no processo de controle dos estoques e inventários.
 
Tecnologia para isso hoje não falta. Temos soluções que apontam quando produtos possuem estoques e não vendem, ao ponto da informação mostrar se o item deixou de vender por uma hora, apontando por meio de relatórios ou coletores, onde uma simples verificação visual já resolve o problema, determinando o reabastecimento na gôndola ou gerando a informação para correção do estoque e consequentemente, novo pedido de compra. Mas é possível tratar a ruptura de produtos mesmo sem ter em mãos ferramentas e aplicações de mercado, montando internamente esses processos de controle.
 
FERRAMENTAS PARA CONTROLE DE RUPTURAS
 
É muito comum que a falta de confiança nos estoques gere pedido de compras maiores, por medo de faltar o produto. A informação correta de estoque é fundamental para realizar uma gestão correta em supermercados, que evita excessos e perdas financeiras por capital parado, mas também deve ser usada para gerar os indicadores de rupturas comerciais (externa) e operacionais (interna) para que o tema seja tratado corretamente.
 
O setor de compras deve tratar a ruptura externa iniciando por um cadastro adequado de produtos, onde haja regras claras para a inserção bem como para inativar ou excluir produtos que não devem mais ser comprados. Essa consideração pode ser feita para toda a rede ou loja a loja, dependendo das características da região ou perfil dos clientes. Dentro dessa gestão de cadastro sugiro que os itens sazonais sejam tratados a parte. Definidas essas regras, para todo produto em falta deve ocorrer uma tomada de decisão, excluir ou inativar no cadastro ou efetuar um novo pedido. É comum que negociações com fornecedores gerem a falta de pedidos mas isso penaliza muito os clientes, que não devem ser prejudicados por isso. 
 
A área de operações, responsável pelas lojas, também deve incluir em seus processos operacionais rotinas e acompanhamentos dos estoque por meio de relatórios que auxiliem no acompanhamento do abastecimento de produtos. Deve-se garantir que todos os produtos que deram entrada no recebimento estejam abastecidos no mesmo dia que ocorreu a entrada, bem como deve ser feito um acompanhamento dos itens que estejam sem vendas, pelo menos uma vez por semana, de forma a evitar que itens sem abastecimento fiquem parados no depósito.
 
Tanto a perda por rupturas externas e internas deve ser medida com a informação da média de vendas dos produtos, multiplicada pelos dias que esses produtos ficaram sem vender. Além de medir a perda de vendas financeira da ruptura, também deve-se medir a quantidade de itens em falta. No caso da ruptura externa, responsabilidade da área de compras, devem-se medidos a quantidade de itens em falta dividindo pelo mix ativo de produtos no cadastro. Pode ser feito por departamento ou por comprador. No caso da ruptura operacional, sugiro medir o número de itens com estoque em falta dividido pelos itens com saldo de estoque positivo total. Assim se evita dividir pelo mix ativo que inclui os itens em ruptura externa.
 
Outra questão que impacta na perda financeira é que a ruptura influencia na informação da média de vendas. Se o parâmetro usado para medir a média de venda diária for de considerar os últimos 90 dias de vendas, por exemplo, caso o produto tenha uma venda média de 10 unidades/dia, se ele ficar 45 sem vender a sua venda média cairá pela metade, criando um efeito nefasto que distorce tanto um novo pedido, que comprará menos do que a demanda original, como também distorce para menos a perda financeira, que tende a ser bem maior. 
 
A CONTRIBUIÇÃO DA PREVENÇÃO DE PERDAS
 
As empresas supermercadistas devem ter em sua cultura organizacional a real noção da importância da boa execução dos processos nos resultados operacionais e ganhos de produtividade. Nesse contexto a Prevenção de Perdas assume um papel vital, como auditora dos processos que são executados tanto pela área comercial, ou compras, quanto por operações de loja. Comercial e operações executam os processos e a Prevenção de Perdas mede essa execução e devolve o feedback para que haja as devidas correções para as áreas auditadas. 
 
 
E as informações geradas pelos processos executados especificamente pela Prevenção de Perdas, como os inventários (rotativos, gerais e negativos), auditorias de gôndolas, movimentações internas de estoques (consumo interno, trocas, produção própria) geram muitas informações que o gestor de Prevenção de Perdas de hoje deve ter a expertise de saber compilar esses dados para que sejam utilizados como indicadores tanto para operações como para o comercial.
 
Nesse contexto, a realização dos inventários, auditorias de gôndolas e as movimentações internas de estoque devem ser processos bem definidos e bem executados para garantir a confiabilidade da informação de estoque. Essas informações, junto com as auditorias e checklist dos processos operacionais, mostrarão o nível de eficiência de perdas nas operações e geram os indicadores necessários, como rupturas internas e externas, cobertura de estoque (que mede os excessos), consumo interno (importante para a despesa com embalagens e matérias primas) e trocas de produtos. 
 
A mais recente pesquisa da Abras nos mostra que furtos representam 24% das perdas. Portanto 76% de toda a perda é ligada a processos de forma geral. A Prevenção de Perdas deve focar seus esforços no monitoramento de processos que geram maiores perdas em supermercados.
 
Além de garantir um ambiente seguro tanto para os clientes como para os funcionários, quando a Prevenção de Perdas atua de forma mais inteligente, com foco em processos, medindo as perdas com rotinas operacionais bem definidas e que geram informações e indicadores confiáveis de estoques, ela assume um papel mais estratégico dentro das empresas supermercadistas, não só agindo na redução das perdas de estoques, como também para a redução da ruptura de estoques, melhorando a produtividade geral e o lucro final da operação. 
 
 
Última modificação emSegunda, 24 Maio 2021 15:26
Luiz Gustavo Chaves de Toledo

Luiz Gustavo Chaves de Toledo é um profissional com mais de 12 anos na área de Prevenção de Perdas e Controle de estoques em rede supermercadistas. Graduado em Administração e mestre em Engenharia de Produção. Atualmente é gerente de Prevenção de Perdas na Rede Big Mart - Centro de compras e membro do Comitê Abras de Prevenção de Perdas e desperdícios de alimentos
 

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