Atuando na Prevenção de Perdas da Frente de Caixa

São comuns fraudes de subscanemento (produtos não registrados), cancelamentos indevidos, descontos não autorizados, trocos não concedidos seguidos de apropriação indevida, registro de códigos não compatíveis com o produto adquirido, etc.

 Para o combate dessas perdas, algumas soluções de softwares de monitoramento e auditoria das operações de frente de caixa são oferecidas para os varejistas.

 Esses softwares acessam tabelas de dados para a extração de informações conforme métricas e querys definidas. Através da extração dessas informações, dados são cruzados sendo possível identificar a produtividade dos colaboradores nas operações de frente de caixa e direcionar para um estudo mais específico para os colaboradores que possuem descolamento em relação ao padrão médio ou, relatórios de exceção que apontam para uma fraude ou suspeita.

 Essas análises sistêmicas podem ser realizadas através de ferramentas de Business Intelligence, SQL, ACL, Access e até mesmo o Excell, limitado ao número de linhas.

 As principais métricas para a análise desses dados são os seguintes

 

 a) Ranking de Cancelamento de Cupom Fiscal

 Estudo que permite identificar operadores de caixa com índices superiores a média de cancelamentos da unidade e que merecem um acompanhamento mais rigoroso em suas operações. O resultado obtido nesse estudo não é conclusivo quanto a fraudes, uma vez que os cancelamentos podem ter embasamento, porém, operadores de caixa com o mesmo volume de trabalho e com número de cancelamentos tão dispersos, apontam para um acompanhamento mais efetivo.

 

 b) Cruzamento de produtos Cancelados x Falta no Inventário

 Uma análise bastante eficiente na Prevenção de Perdas das operações da frente de caixa, esta relacionada com o cruzamento das faltas apuradas no inventário físico de mercadorias com os cancelamentos efetuados no mesmo período de inventário.

Essa análise permite a identificação de possíveis fraudes quando são  identificadas igualdades, isto é, a quantidade de cancelamentos de um produto é a mesma da quantidade de faltas no inventário.

Essa situação se agrava quando os produtos foram cancelados pela mesma pessoa, caracterizando em um cenário de provável fraude.

 

 c) Baixa de preço x concentração do mesmo funcionário x efetivação de venda no PDV.

 Outro ponto vulnerável, diz respeito às baixas de preço indevidas das mercadorias. Os cruzamentos dessas baixas com a efetivação das vendas, seguido do retorno do preço normal do produto e ainda, com concentração dessa prática para um grupo específico de funcionários, também aponta para  uma grande probabilidade de fraude.

 

d) Abertura da gaveta em excesso.

 A abertura das gavetas devem ocorrer em situações previstas como recebimento da forma de pagamento das vendas, recolhimentos/sangrias, conferências do supervisor de caixa, entrada/saída/troca de operador.

Quando a abertura ocorre com certa freqüência e por razões distintas ao apresentado, pode ser um indício de uma provável ação fraudulenta. Tal procedimento pode ser utilizado para conferência ou separação do dinheiro objeto de subscaneamento (venda de produto sem registro) para uma possível apropriação indébita.

Essas informações não são conclusivas e merecem análise profunda com todas as variáveis envolvidas

 

e) Tempo de operação do funcionário x Tempo padrão

Trata-se de um item relativo à perdas de produtividade com um fim mais gerencial e de controle. As perdas de produtividade podem gerar retrabalhos, demora no atendimento, sub-utilização de recursos humanos, etc.

Com os dados extraídos dos cupons fiscais, é possível estabelecer o tempo médio de atendimento de acordo com a operação realizada e cruzar com os tempos individualizados dos operadores, identificando aqueles que estão fora da curva e consequentemente, gerando uma perda de produtividade para a empresa.

 

 f) Descontos concedidos sem fundamentação (Ranking x confirmação com documentação comprobatória)

Várias empresas delegam para seus operadores de caixa e chefia direta a responsabilidade para aprovação de descontos como uma estratégia comercial.

Como principio da Administração, tudo que é gerenciado tem que ser controlado, portanto, um controle efetivo nas operações de desconto mitiga a possibilidade de ocorrências de fraudes.

Essa análise pode partir desde um controle de ranking das operações, identificando operadores com desvios da curva média, até a devida checagem documental.

Através das informações armazenadas, é possível identificar os produtos que tiveram os maiores percentuais de descontos e comparar com a documentação retida do cliente (preço do concorrente) e também analisar os percentuais versus as regras que estão fundamentadas em políticas.

 

 g) Cruzamento dos produtos trocados x Falta no Inventário x Funcionário

 Como o cancelamento, igualdades de quantidades de produtos trocados, com a falta no inventário e devida concessão de crédito, nesses casos pelo mesmo funcionário, evidencia provável fraude. Sua efetividade depende de análise de outras variáveis para sua conclusão definitiva.

 

Nesse artigo consta algumas das possibilidades para que a auditoria de prevenção de perdas possa atuar. Identificar uma perda antes que ela aconteça é fundamental, para isso a empresa deverá investir em ferramentas de monitoramento que emitam sinais de alerta a cada evento de risco. Porém, se a arquitetura dos sistemas não permite a adoção desse modelo de “Auditoria Continua” , a identificação dos problemas pós evento, pode estancar e eliminar a possibilidade de continuidade das perdas.